Home » SKPD » Dinas » Perpustakaan dan Kearsipan

TUPOKSI

TUPOKSI DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARIPAN
Rincian deskripsi tugas pokok dan fungsi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan tertuang dalam Peraturan Bupati Jombang Nomor 43 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas Pokok dan Fungsi serta Tata Kerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Jombang dan dijabarkan sebagai berikut:

1.    Kepala Dinas
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan dipimpin oleh seorang Kepala Dinas yang mempunyai tugas membantu Bupati melaksanakan fungsi pelaksana urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah di bidang perpustakaan dan bidang kearsipan dan menyelenggarakan fungsi:
a.    Perumusan kebijakan di bidang perpustakaan dan bidang kearsipan;
b.    Pelaksanaan kebijakan di bidang perpustakaan dan bidang kearsipan;
c.    Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan di bidang perpustakaan dan kearsipan;
d.    Pelaksanaan administrasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan;
e.    Penyelenggaraan fungsi-fungsi pelaksana urusan Pemerintahan Daerah di bidang perpustakaan dan bidang kearsipan;
f.    Pembinaan penyelenggaraan fungsi-fungsi pelaksana urusan Pemerintahan Daerah di bidang Perpustakaan dan Kearsipan; dan
g.    Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas dan fungsinya.

2.    Sekretariat
Sekretariat yang dipimpin oleh Sekretaris mempunyai tugas Dinas Perpustakaan dan Kearsipan dalam merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan administrasi umum, kepegawaian, keuangan dan asset, penyusunan program dan evaluasi.
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, sekretariat mempunyai fungsi sebagai berikut:
a.   Pengelolaan dan pelayanan administrasi umum;
b.   Pengelolaan administrasi kepegawaian;
c.   Pengelolaan administrasi keuangan;
d.   Pengelolaan administrasi perlengkapan;
e.   Pengelolaan administrasi aset Dinas Perpustakaan dan Kearsipan ;
f.    Pengelolaan urusan rumah tangga;
g.   Pelaksanaan koordinasi penyusunan program, anggaran dan perundang-undangan;
h.   Pelaksanaan koordinasi penyelenggaraan tugas-tugas Bidang;
i.    Pengelolaan kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan;
j.    Pelaksanaan monitoring dan evaluasi organisasi dan tatalaksana;
k.   Pelaksanaan koordinasi pembinaan dan perpustakaan dan kearsipan;
l.    Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.

Adapun Sekretaris membawahi:
2.1.    Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, mempunyai tugas:
a.   Menyiapkan data dan informasi guna penyusunan kebijakan teknis dan operasional;
b.   Melaksanakan administrasi Kepegawaian dan sistem informasi pegawai;
c.   Melaksanakan urusan administrasi umum, rumah tangga/ keprotokolan, perjalanan dinas dan perlengkapannya, ketatalaksanaan (surat menyurat) dan kearsipan;
d.   Menyusun rencana dan melaksanakan keindahan, kebersihan dan keamanan kantor;
e.   Melaksanakan kegiatan kehumasan dan kepustakaan;
f.    Menangani pengaduan masyarakat terkait dengan pelaksanaaan tugas;
g.   Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris.

2.2.    Kepala Sub Bagian Keuangan dan Aset, mempunyai tugas sebagai berikut:
a.   Menyusun rencana kebutuhan meliputi perencanaan pengadaan, perencanaan pemeliharaan, perencanaan pemanfaatan, perencanaan pemindahtanganan barang;
b.   Melaksanakan pengadaan barang;
c.   Mengatur dan mengelola barang-barang inventaris;
d.   Mengatur dan mengelola barang persediaan dan barang habis pakai serta pendistribusiannya;
e.   Menyusun Laporan pengelolaan  aset secara berkala;
f.    Melaksanakan pengelolaan keuangan termasuk pembayaran gaji pegawai Dinas Perpustakaan dan Kearsipan;
g.   Melaksanakan pengadministrasian dan pembukuan keuangan;
h.   Menyusun laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan pengelolaan keuangan;
i.    Melaksanakan rekonsiliasi internal antara laporan barang dengan laporan keuangan;
j.    Memproses pembuatan Daftar Gaji Pegawai di lingkup Dinas Perpustakaan dan Kearsipan;
k.   Memproses Surat Keputusan Pemberhentian Pembayaran Gaji (SKPP) di lingkup Dinas Perpustakaan dan Kearsipan;
l.    Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris.

2.3.    Kepala Sub Bagian Penyusunan Program dan Evaluasi, mempunyai tugas sebagai berikut:
a.   Menghimpun, mengelola, mengkaji dan meneliti data dalam rangka penyusunan rencana program dan anggaran Dinas Perpustakaan dan Kearsipan;
b.   Melaksanakan kegiatan perencanaan dan penyusunan dokumen pembangunan bidang perpustakaan dan kearsipan;
c.   Melaksanakan koordinasi perencanaan program dan kegiatan anggaran;
d.   Melaksanakan koordinasi dengan unit terkait dalam rangka analisis dan penilaian pelaksanaan program dan anggaran;
e.   Melaksana kebijakan pembinaan, pengawasan, pengendalian, monitoring, evaluasi dan pelaporan penyelenggaraan urusan pemerintahan bidang perpustakaan dan kearsipan;
f.    Mengkoordinasi dan evaluasi pelaksanaan standar pelayanan minimal (SPM);
g.   Melaksanakan pembuatan umpan balik hasil penyusunan dan penetapan anggaran guna perencanaan program dan anggaran untuk tahun berikutnya;
h.   Mengelola mengembangkan data dan sistem informasi lingkup Dinas Perpustakaan dan Kearsipan;
i.    Melaksanakan supervisi, pelaporan evaluasi dan monitoring pelaksanaan;
j.    Menyusun Standar Pelayanan Minimal dan SOP;
k.   Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris.

3.    Bidang Perpustakaan
Bidang Perpustakaan dipimpin oleh Kepala Bidang Perpustakaan untuk melaksanakan sebagian tugas Dinas Perpustakaan dan Kearsipan dalam merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasikan, mengevaluasi dan melaporkan kegiatan pembinaan, layanan perpustakaan, pengadaan dan pengolahan kepustakaan, pemanfaatan media teknologi dalam kerangka pengembangan budaya baca masyarakat, pengembangan sumber daya manusia, kelembagaaan dan segala jenis koleksi perpustakaan dalam kerangka membentuk masyarakat pembelajar sepanjang hayat. Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut, Bidang Perpustakaan mempunyai fungsi:
a.   Pelaksanaan pengusulan dan pertimbangan teknis penunjukan, perubahan status, fungsi, pembinaan dan layanan perpustakaan;
b.   Pelaksanaan pengusulan dan pertimbangan teknis penunjukan, perubahan status, fungsi, pengadaan dan pengolahan kepustakaan;
c.   Pelaksanaan pemberian pertimbangan teknis, pengesahan, koordinasi dan pengawasan pelaksanaan pembinaan, layanan perpustakaan, pengadaan dan pengolahan kepustakaan;
d.   Pelaksanaan pemberian pertimbangan teknis penilaian dan pengesahan pembinaan, layanan perpustakaan, pengadaan dan pengolahan kepustakaa;
e.   Pelaksanaan Koordinasi, integrasi dan sinkronisasi pembinaan,layanan perpustakaan, pengadaan dan pengolahan kepustakaan;
f.    Pelaksanaan koordinasi, integrasi dan sinkronisasi dan evaluasi kegiatan pembinaan, layanan perpustakaan, pengadaan dan pengolahan kepustakaan;
g.   Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.

Kepala Bidang Perpustakaan membawahi:
3.1.    Kepala Seksi Pembinaan dan Layanan Perpustakaan, mempunyai tugas:
a.   Menyiapkan bahan penyusunan rencana dan kebijakan pelaksanaan kegiatan pembinaan SDM dan kelembagaan perpustakaan, serta layanan perpustakaan;
b.   Menyiapkan bahan untuk pelaksanaan kegiatan pendataan, pengkajian, penelitian kegiatan pemasyarakatan minat baca dengan instansi terkait;
c.   Menyiapkan bahan untuk pembakuan dan pembinaan penyelenggaraan perpustakaan;
d.   Menyiapkan bahan untuk kegiatan bimbingan teknis, workshop, pelatihan SDM dan layanan Perpustakaan;
e.   Menyiapkan bahan koordinasi, monitoring, penilaian dan evaluasi pembinaan dan layanan perpustakaan;
f.    Menyiapkan bahan penyusunan konsep inovasi dan kreatifitas untuk pembinaan SDM, kelembagaan perpustakaan dan layanan perpustakaan untuk membentuk masyarakat pembelajar sepanjang hayat;
g.   Menyiapkan bahan pertimbangan teknis untuk pelaksanaan layanan koleksi umum dan khusus;
h.   Menyiapkan bahan pertimbangan teknis untuk pelaksanaan layanan ekstensi dan perpustakaan;
i.    Menyiapkan bahan pertimbangan teknis untuk pelaksanaan bimbingan pemakai dan konsultasi konsep layanan pemustaka;
j.    Menyiapkan bahan pertimbangan teknis untuk pelaksanaan pameran, promosi dan limba perpustakaan;
k.   Menyiapkan bahan koordinasi, monitoring, penilaian dan evaluasi pelaksanaan kegiatan layanan perpustakaan;
l.    Menyiapkan bahan penyusunan konsep inovasi dan kreatifitas untuk peningkatan kualitas layanan perpustakaan bagi program pengembangan budaya baca masyarakat;
m.  Menyiapkan bahan pertimbangan teknis untuk pengelolaan pangkalan data perpustakaan;
n.   Menyiapkan bahan pertimbangan teknis pembinaan dan pengembangan otomasi perpustakaan;
o.   Menyiapkan bahan pertimbangan teknis pengelolaan website dan jaringan internet maupun internet perpustakaan;
p.   Menyiapkan bahan pertimbangan teknis pengelolaan website dan jaringan internet maupun internet perpustakaan;
q.   Menyiapkan bahan koordinasi, monitoring, penilaian dan evaluasi pemanfaatan media teknologi informasi bagi pengembangan budaya baca masyarakat;
r.    Menyiapkan bahan penyusunan konsep inovasi dan kreatifitas untuk peningkatanan kualitas pemanfaatan media teknologi bagi pengembangan budaya baca masyarakat; dan
s.   Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Perpustakaan.

3.2.    Kepala Seksi Pengadaan dan Pengolahan Kepustakaan, mempunyai tugas:
a.   Menyiapkan bahan pertimbangan teknis untuk penyusunan kebijakan pengadaan dan pengolahan bahan kepustakaan;
b.   Menyiapkan bahan pertimbangan teknis kegiatan pengadaan koleksi bahan pustaka dan bahan kepustakaan;
c.   Menyiapkan pertimbangan teknis pengolahan deposit bahan pustaka;
d.   Menyiapkan bahan pertimbangan teknis pelestarian bahan pustaka, koleksi langka, naskah kuno dan koleksi kekayaan budaya daerah;
e.   Menyiapkan bahan koordinasi, monitoring, penilaian dan evaluasi kegiatan pengadaan bahan kepustakaan;
f.    Menyiapkan bahan penyusunan konsep inovasi dan kreatifitas untuk kegiatan pengadaan bahan pustaka untuk membentuk masyarakat pembelajar sepanjang hayat; dan
g.   Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Perpustakaan.

4.    Bidang Kearsipan
Bidang Kearsipan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Dinas Perpustakaan dan Kearsipan dalam merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasikan, mengevaluasi dan melaporkan kegiatan manajemen dan layanan kearsipan, pengembangan dan pengolahan arsip Daerah. Dalam melaksanakan tugas pokok, bidang Kearsipan mempunyai fungsi sebagai berikut:
a.   Perencanaan, penyelenggaraan, peningkatan manajemen SDM di bidang kearsipan;
b.   Pelaksanaan penyelenggaraan alih media arsip tekstual ke arsip digital;
c.   Perencanaan, penyelenggaraan dan pelaksanaan kegiatan managemen dan layanan kearsipan daerah;
d.   Perencanaan, penyelenggaraan dan pelaksanaan kegiatan pembinaan kearsipan daerah;
e.   Perencanaan, penyelenggaraan dan pelaksanaan kegiatan penyelamatan arsip dinamis, arsip inaktif dan arsip statis;
f.    Pelaksanaan pendataan, pembinaan dan pengendalian arsip daerah;
g.   Pelaksanaan kegiatan koordinasi dan pengelolaan arsip daerah;
h.   Pelaksanaan koordinasi pengelolaan simpul jaringan dalam Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) melalui jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN);
i.    Penyelenggaraan dan penerbitan ijin penggunaan arsip yang bersifat tertutup;
j.    Penyiapan bahan penyusunan kebijakan, pedoman dan standar teknis pelaksanaan pengelolaan kearsipan antar lembaga;
k.   Penyiapan bahan penyusunan rencana restorasi, penjilidan dan akuisisi arsip antar lembaga;
l.    Penyiapan bahan untuk pendataan, pengkajian, penelitian serta penilaian kearsipan daerah;
m.  Penyiapan rencana pengelolaan loboratorium, konservasi, fumigasi dan restorasi arsip daerah;
n.   Pelaksanaan pemantauan dan evaluasi pengelolaan arsip, sarana dan prasarana arsip lembaga; dan
o.   Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.

Kepala Bidang Kearsipan, membawahi:
4.1.    Kepala Seksi Manajemen Kearsipan, mempunyai tugas:
a.   Melaksanakan diklat/kursus/pembinaan di bidang kearsipan di lingkup Pemerintah Daerah;
b.   Melaksanakan pembentukan dan pengembangan jaringan kearsipan dan SDM ke OPD/BUMD/desa;
c.   Melaksanakan pengembangan sistem sarana dan prasarana kearsipan;
d.   Melaksanakan Koordinasi ke OPD/BUMD/Desa untuk penyempurnaan pengelolaan arsip dengan pelestarian, pemeliharaan, penataan, pengelolaan arsip;
e.   Melaksanakan kegiatan penyusunan bahan kebijakan, pedoman dan standar teknis pelaksanaan dan pengelolaan kearsipan OPD/BUMD/desa;
f.    Melaksanakan pembinaan dan penyuluhan SDM Kearspan ke OPD/BUMD/Desa;
g.   Menyiapkan bahan kegiatan penyusunan program jangka menengah dan tahunan;
h.   Menyiapkan bahan penyusunan konsep pengembangan kearsipan;
i.    Melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip statis OPD/BUMD/Desa di LKP dalam rangka pemeliharaan, penyelamatan, pelestarian dan pengamanan arsip daerah;
j.    Melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip dinamis di OPD/BUMD/ Desa;
k.   Melaksanakan Kegiatan perencanaan penyelamatan arsip dinamis, inaktif dan statis di OPD/BUMD/Desa;
l.    Melaksanakan restorasi dan penjilidan arsip statis di lembaga kearsipan;
m.  Melaksanakan kegiatan penyusutan arsip statis di lembaga kearsipan; dan
n.   Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Kearsipan.

4.2    Kepala Seksi Informasi Kearsipan, mempunyai tugas:
a.   Melaksanakan kegiatan pelayanan kearsipan dinamis dan statis pada OPD/BUMD/Desa;
b.   Melaksanakan Pendataan dan pengumpulan arsip dinamis dan statis pada OPD/BUMD/Desa;
c.   Melaksanakan penerimaan dan penyerahan arsip statis;
d.   Melaksanakan kegiatan monitoring dan penilaian persentase pemanfaatan jumlah arsip OPD yang diselamatkan;
e.   Melaksanakan pengawasan atau supervisi ke OPD/BUMD/Desa;
f.    Melaksanakan restorasi dan penjilidan arsip statis di OPD/BUMD/Desa;
g.   Melaksanakan Kegiatan pemberian teknik akuisisi pada OPD/BUMD/Desa;
h.   Melaksanakan penyelamatan arsip OPD/BUMD/Desa yang digabung/dibubarkan serta pemekaran kecamatan, Desa/Kelurahan;
i.    Melaksanakan klarifikasi data di lembaga kearsipan;
j.    Melaksanakan kegiatan penyusutan arsip statis pada OPD/BUMD/Desa;
k.   Mengelola simpul jaringan Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) melalui Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) ke lembaga kearsipan;
l.    Melaksanakan kegiatan pendataan, penelitian dan pengkajian atas pemanfaatan arsip setelah melalui proses pengelolaan arsip;
m.  Melaksanakan kegiatan alih media arsip tekstual ke digital; dan
n.   Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Kearsipan.

5.    Kelompok Jabatan Fungsional
Terkait pengaturan tugas pokok dan fungsi kelompok jabatan fungsional diatur lebih lanjut di dalam Peraturan Pemerintah Nomor 16 Tahun 1994 tentang Jabatan Fungsional Pegawai Negeri Sipil sebagaimana  yang telah dirubah dalam Peraturan Pemerintah Nomor 40 tahun 2010 Tentang Perubahan. Keberadaan Jabatan Fungsional di lingkup Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Jombang terdiri atas Fungsional Pustakawan Muda dan Fungsional Pustakawan Pertama.
Secara khusus, Fungsional Pustakawan tersebut merujuk pada Peraturan Menteri Pemberdayaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi/ PermenpanRB Nomor. 009 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Pustakawan dan Angka Kreditnya dan Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2015 Tentang Petunjuk Teknis Jabatan Fungsional Pustakawan dan Angka Kreditnya.
Jabatan fungsional adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak seorang Pegawai Negeri Sipil dalam suatu satuan organisasi yang dalam pelaksanaan tugasnya didasarkan pada keahlian/dan atau keterampilan tertentu serta bersifat mandiri. Sebagaimana yang tertuang dalam Peraturan Pemerintah Nomor 16 Tahun 1994, tentang Pengangkatan Dalam Jabatan Fungsional Pegawai Negeri Sipil; Keputusan Presiden Nomor 87 Tahun 1999 tentang Rumpun Jabatan Fungsional Pegawai Negeri Sipil; dan Pedoman Umum Penyusunan Jabatan Fungsional, Kantor Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara, 9 Juli 1988 menjelaskan bahwa dapat dirujuk keberadaan Jabatan Fungsional di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Jombang termasuk Jabatan Fungsional Pustakawan.