Kantor - Arsip PDE dan Perpustakaan - Rencana Strategis

KATA  PENGANTAR

 

Rencana  Strategis (RENSTRA) Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Jombang merupakan pedoman dalam pelaksanaan program/kegiatan selama 5 ( lima ) tahun yaitu pada periode 2014-2018 dan sebagai tolok ukur bagi pihak berwenang dalam menilai Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Jombang. Rencana strategis ini disusun untuk mengantisipati kondisi dan prediksi yang akan dihadapi oleh Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Jombang.

Adapun dasar dalam penyusunan Rencana Strategis Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik, dan Perpustakaan adalah mengacu kepada Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tatacara Penyusunan, Pengendalian, dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah. Dimana didalam Renstra ini memuat hal-hal yang berkaitan dalam menentukan rencana kerja Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik, dan Perpustakaan Kabupaaten Jombang selama periode 2014-2018.

Sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan, program-program dalam Renstra diharapkan dapat dilaksanakan secara berkesinambungan disetiap tahunnya, sehingga dapat dilihat hasil kegiatan dalam mencapai Visi, Misi, tujuan dan sasaran yang sudah ditetapkan Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Jombang. Dan tentunya bersinergitas dengan dokumen-dokumen lainnya yang berkaitan dalam rencana pembangunan

 

         Jombang, 04  Juli  2014

 

Kepala Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik,

dan Perpustakaan

Kabupaten Jombang

 

 

MUHAMMAD TAUFIQ, SH.,MH

NIP. 19681024 199403 1 004

 

 

 

 

 

 

 

 

 

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ..................................................................................          I

KATA PENGANTAR...............................................................................          II

DAFTAR ISI...............................................................................................          III

DAFTAR GAMBAR..................................................................................          IV

DAFTAR TABEL......................................................................................          V

BAB 1. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang....................................................................................          I-1

1.2 Landasan Hukum..............................................................................          I-4

1.3 Maksud dan Tujuan...........................................................................          I-6

1.4 Sistematika Renstra Kantor Arsip, PDE, dan Perpustakaan......          I-7

BAB II GAMBARAN UMUM KANTOR ARSIP, PDE, DAN

PERPUSTAKAAN

2.1 Tugas, Fungsi, dan Struktur Organisasi Kantor Arsip, PDE, dan Perpustakaan                      II-1

2.2 Sumber Daya Kantor Arsip, PDE, dan Perpustakaani................          II-7

2.3 Kinerja PelayananKantor Arsip, PDE,dan Perpustakaan..........          II-12

2.4 Tantangan dan Peluang Pengembangan Pelayanan Kantor Arsip,

PDE, dan Perpustakaan...................................................................          II-40

BAB III ISU-ISU STRATEGIS BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI

3.1 Identifikasi Permasalahan Berdasarkan Tugas dan Fungsi

Pelayanan Kantor Arsip, PDE, dan Perpustakaan.....................          III-1

3.2 Telaah Visi, Misi, dan Program Kepala Daerah dan Wakil

Kepala Daerah Terpilih.....................................................................          III-1

3.3 Telaah Renstra K/L ...........................................................................          III-2

3.4 Telaah Rencana Tata Ruang Wilayah dan Kajian Lingkungan

Hidup Strategis...................................................................................          III-4

3.5 Penentuan Isu-Isu Strategis............................................................          III-4

BAB IV VISI, MISI,TUJUAN, DAN SASAARAN STRATEGI DAN KEBIJAKAN

4.1 Visi dan Misi Kantor Arsip, PDE, dan Perpustakaan...................          IV-1

4.2 Tujuan dan Sasaran Jangka Menengah Kantor Arsip, PDE, dan Perpustakaan                     IV-2

4.3 Strategi dan Kebijakan Kantor Arsip, PDE, dan Perpustakaan.          IV-3

BAB V RENCANA PROGRAM DAN KEGIATAN, INDIKATOR

KINERJA, KELOMPOK SASARAN DAN PENDANAAN INDIKATIF      V-1

BAB VI INDIKATOR KINERJA KANTOR ARSIP, PDE, DAN PERPUSTAKAAN YANG MENGACU PADA

TUJUAN DAN SASARAN RPJMD.......................................................          VI-1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

DAFTAR GAMBAR

NO

Judul

Halaman

1

Gambar 1.1 Hubungan  RPJMD dan Renstra SKPD Dalam Dokumen Perencanaan dan Penganggaran

I-3

2

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Kantor Arsip, PDE, dan Perpustakaan

II-3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

DAFTAR TABEL

 

NO

JUDUL

HALAMAN

1

Tabel 2.1Sumber Daya Aparatur Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan

II-5

2

Tabel 2.2 Jumlah Aparatur Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Berdasarkan kepangkatan

II-7

3

Tabel 2.3

Jumlah Aparatur Berdasarkan Golongan

II-7

4

Tabel 2.4

Jumlah Aparatur Berdasarkan Jenjang Pendidikan Formal

II-9

5

Tabel 2.5

Jumlah Aparatur Berdasarkan Pendidikan Non Formal

II-9

6

Tabel 2.6

Daftar Inventaris Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan

II-10

7

Tabel 2.7 Pencapaian Kinerja Pelayanan Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan

Kabupaten Jombang

II-13

8

Tabel 2.8

Anggaran dan Realisasi Pendanaan Pelayanan Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan

Kabupaten Jombang

II-35

9

Tabel 4.1

Tujuan dan Sasaran Jangka Menengah Pelayanan Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik, dan Perpustakaan

IV-3

10

Tabel 4.2

Rumusan Strategis dan Kebijakan

IV-9

11

Tabel 5.1

Rancangan Program Periode 2014-2018

V-2

12

Tabel 6.1

Sinkronisasi Renstra Dengan RPJMD

 

VI-2

 

 

BAB I

PENDAHULUAN

 

  1. Latar Belakang

Salah satu indikator dari kemajuan suatu daerah dapat dilihat melalui  pengelolaandatabase daerah tersebut. Bagaimana mengatur dan memanajemen data sebaik mungkin sehingga dapat teratur dan mudah dalam mengaksesnya.Dalam rangka peningkatan tersebut Pemerintah Kabupaten Jombang berusaha untuk melakukan peningkatan kualitas daerah dalam segala bidang sehingga banyak terdapat penataan-penataan ulang dalam berbagai bidang.Tahun 2013 ini merupakan momentum yang tepat untuk melakukan berbagai perubahan ke arah yang lebih baik.Hal tersebut dikarenakan Kabupaten Jombang baru saja melaksanakan pemilihan Kepala Daerah yang biasa dilakukan setiap 5 tahun sekali oleh seluruh daerah di Indonesia. Penataan tersebut dimulai dari penyusunan RPJMD (Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah) yang merupakan gambaran gambaran yang akan dilakukan selamaa 5 tahun ke depaan. RPJMD ini didasari oleh sebuah permasalahan yang belum tuntas diselesaikan pada periode sebelumnya, dan kemudian inovasi perubahan untuk 5 tahun ke depan.Dalam melakukan perencanaan tersebut harus melibatkan seluruh stakeholders.Dimana kemudian RPJMD ini diturunkan ke dalam Renstra (Rencana Strategis) yang dilakukan oleh seluruh SKPD.

Salah satu SKPD di Kabupaten Jombang adalah Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik, dan Perpustakaan yang memiliki berbagai macam kegiatan untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia dibidang Arsip, Pengolah Data Elektronik, dan Perpustakaan sehingga dapat didayagunakan secara optimal, efisien dan efektif. Sesuai dengan tugas pokok dan fungsi Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik, dan Perpustakaan yang tertuang dalam peraturan Bupati Jombang Nomor 13 Tahun 2009 tentang Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang.

Rencana Strategis merupakan dokumen perencanaan jangka menengah yang menggambarkan visi, misi, tujuan, sasaran, kebijakandan program prioritas yang kemudian disingkat dengan Renstra.  Dalam Renstra juga dijabarkan gambaran permasalahan pada bidang dan/atau Kantor Arsip, Pengolahan Data Elektronik dan Perpustakaan yang dihadapi serta indikasi program yang akan dilaksanakan untuk pemecahan permasalahan secara terencana, akomodatif dan sistematis dengan mempertimbangkan potensi, peluang dan tantangan yang ada.

Pada masa perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang begitu cepat seperti sekarang, Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan bertugas membantu Kepala Daerah dalam menyelenggarakan sebagian urusan Pemerintah Kabupaten Jombang di bidang pengelola kearsipan, pengolah data elektronik dan perpustakaan. Hal ini merupakan peluang dan tantangan bagi pengembangan bidang dan/atau Kantor Arsip, Pengolahan Data Elektronik dan Perpustakaan dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat Kabupaten Jombang.

Proses penyusunan Renstra ini berpedoman pada Undang-Undang Nomor 25Tahun 2004 Tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional(SPPN), Undang-UndangNomor 32 Tahun 2004 Tentang Pemerintahan Daerah sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008 dan Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 Tentang Tahapan, Tata Cara Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah. Pedoman lain yang dapat digunakan adalah rumusan Visi, Misi, Arah Kebijakan dan Rencana Program Bupati dan Wakil Bupati terpilih, RPJP Nasional, RPJM Nasional, RPJM Provinsi Jawa Timur/Renstra Provinsi Jawa Timur dan RPJMD. Dan  yang  menjadi  pedoman  dasar dalam  penyusunan  Renstra tahun 2014-2018 adalah  Permendagri Nomor 54 Tahun 2010 Tentang Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 Tentang Tahapan, Tatacara Penyusunan, Pengendalian, dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah.

Proses penyusunan renstra ini harus memperhatikan beberapa pendekatan diantaranya adalah pendekatan politik, pendekatan teknokratik, pendekatan partisipatif dan pendekatan atas- bawah. Yang dimaksud dengan pendekatan politik bahwa pemilihan Presiden/Kepala Daerah adalah proses penyusunan rencana, karena rakyat pemilih menentukan pilihannya berdasarkan program-program pembangunan yang ditawarkan masing-masing calon Presiden/Kepala Daerah. Pendekatan Teknokratik dilaksanakan dengan menggunakan metoda dan kerangka berpikir ilmiah oleh lembaga atau kerja yang secara fungsional bertugas untuk hal tersebut.Pendekatan Partisipatif dilaksanakan dengan melibatkan semua pihak yang berkepentingan (stakeholders) terhadap pembangunan pelibatan mereka adalah untuk mendapatkan aspirasi dan menciptakan rasa memiliki sedangkan pendekatan atas bawah dan bawah-atas dalam perencanaan dilaksanakan menurut jenjang pemerintahan. Rencana hasil proses atas-bawah dan bawah-atas diselaraskan melalui musyawarah yang dilaksanakan baik di tingkat Nasional, Provinsi, Kabupaten/Kota, Kecamatan, dan Desa.

Dalam membuat Renstra memiliki beberapa dokumen yang diperlukan, dimana antara dokumen yang satu  dengan dokumen yang lain saling memiliki keterkaitan yang dapat dilihat  pada gambar 1.1 dibawah  ini :

 

                                                   

 

 

 

 

 

Gambar 1.1

Hubungan RPJMD Dan Renstra SKPD Dalam  Dokumen Perencanaan dan Penganggaran

 

Berdasarkan gambar 1.1 maka terlihat jelas antara hubungan dokumen yang satu dengan dokumen lainnya, dimana antara dokumen yang satu dengan dokumen lainnya saling berkaitan. Baik dari Dokumen yang bersifat Nasional, maupun  dokumen yang berada ditataran daerah. Hal utama yang harus diperhatikan untuk menyusun Renstra SKPD adalah Renstra Kementerian/Lembaga yang berhubungan dengan SKPD terkait, disini Kantor Arsip, PDE, dan Perpustakaan maka yang menjadi acuan dalam  membuat Renstra melalui Renstra Perpustakaan Nasional RI, kemudian yang diturunkan dan dijabarkan ke dalam RPJMNasional dan RPJPNasional maupun RPJPD dan RPJMD dan untuk memudahkan menuangkan dalam  bagian sesuai bidang, maka dturunkanlah melalui Renstra SKPD, dimana Renstra SKPD disini yang dimaksud adalah Kantor Arsip, PDE, dan Perpustakaan Kabupaten Jombang.

  1. Landasan Hukum
  1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 Tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 Tentang Pokok-Pokok Kepegawaian;
  2. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 Tentang Sistem Perencanaan Pembangungan Nasional;
  3. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan;
  4. Undang Undang Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi Dan Transaksi Elektronik;
  5. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008, Tentang Keterbukaan Informasi Publik;
  6. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 Tentang. Pelayanan Publik;
  7. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan;
  8. Peraturan Pemerintah Nomor: 70 Tahun 1991 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 4 Tahun 1990 Tentang Serah Simpan Karya Cetak Dan Karya Rekam;
  9. Peraturan Pemerintah Nomor 39 Tahun 2006 Tentang Tata Cara Pengendalian Dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan;
  10. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 Tentang Pembagian Urusan Pemerintahan Antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi, Dan Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota;
  11. Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 Tentang Organisasi    Perangkat Daerah;
  12. Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik;
  13. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan;
  14. Peraturan Pemerintah Nomor 82 Tahun 2012 Tentang Penyelenggaraan Sistem Dan Transaksi Elektronik;
  15. Peraturan Pemerintah Nomor 96 Tahun 2012 Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik;
  16. Keputusan Presiden Nomor 50 Tahun 1997 Tentang Perpustakaan Nasional RI;
  17. Keputusan Presiden Nomor 44 Tahun 1999 Tentang Teknik Penyusunan Peraturan Perundang-undangan dan Bentuk Rancangan Undang-undang, Rancangan Peraturan Pemerintah dan Rancangan Keputusan Presiden (Lembaran Negara Tahun 1999 Nomor 70 ;
  18. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 0103/O/1981 Tentang Pokok-pokok Kebijakan Pembinaan dan Pengembangan Perpustakan di Indonesia;
  19. Keputusan Bersama Menteri Dalam Negeri dan Kepala Perpustakaan Nasional RI Nomor 4 Tahun 1993, Nomor 002 Tahun 1993 Tentang Pedoman Pembentukan, Penyelenggaraan, Pengembangan dan Pembinaan Perpustakaan di Jajaran Departemen Dalam Negeri;
  20. Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: 33 Tahun 1998 tentang Jabatan Fungsional Pustakawan dan Angka Kreditnya;
  21. Peraturan Daerah Kabupaten Jombang Nomor 5 Tahun 2008 Tentang Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Jombang;
  22. Peraturan Daerah Kabupaten Jombang Nomor 8 Tahun 2008 TentangOrganisasi  dan Tata Kerja Badan dan Lembaga Teknis Daerah Kabupaten Jombang;
  23. Peraturan Bupati Jombang Nomor 13 Tahun 2009 tentang Penjabaran Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang;
  24. Peraturan Bupati Kabupaten Jombang Nomor 10 Tahun 2014 tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Kabupaten Jombang Tahun 2014 - 2018;

                            

  1. Maksud dan Tujuan

Penyusunan Rencana Strategis Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan ini dimaksudkan untuk :

  1. Memberikan arahan bagi seluruh jajaran pejabat dan staf di Lingkungan Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan dalam melaksanakan tugas dan pelayanannya kepada masyarakat.
  2. Mewujudkan sinkronisasi pembangunan di daerah khususnya antara target kinerja dalam RPJMD Kabupaten Jombang dengan Renstra Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang.
  3. Mewujudkan keadaan yang diharapkan dalam waktu 5 (lima) tahun mendatang dalam urusan pengarsipan, pengolahan data elektronik dan perpustakaan, dalam rangka kelanjutan pembangunan jangka panjang, sehingga secara bertahap dapat mewujudkan cita-cita masyarakat Kabupaten Jombang.

 

 

Adapun tujuan disusunnya Renstra Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan adalah:

  1. Memberikan pedoman dalam penyusunan Rencana Kerja pada Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang.
  2. Memberikan arahan dalam penyusunan rencana pembangunan tahunan daerah dalam bentuk Rencana Kerja Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang.
    1. Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan Renstra Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan PerpustakaanKabupaten Jombang yang merupakan susunan garis besar isi dokumen Renstra adalah sebagai berikut :

Bab I     :Pendahuluan, yang menguraikan :

  1. Latar belakang.
  2. Landasan Hukum.
  3. Maksud dan tujuan penyusunan Renstra.
  4. Sistematika Penulisan.

Bab II  :      Gambaran Pelayanan Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan yang menguraikan :

  1. Tugas Pokok, Fungsi, dan Struktur Organisasi Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan.
  2. Sumber Daya Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan.
  3. Kinerja Pelayanan Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan.
  4. Tantangan dan Peluang Pengembangan Pelayanan Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan.

 

 

Bab III :      Isu-Isu Strategis Berdasarkan Tugas dan Fungsi, yang menguraikan:

  1. Identifikasi permasalahan berdasarkan tugas dan fungsi pelayanan Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan.
  2. Telaahan visi, misi dan program Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah, yang terkait  dengan tugas dan fungsi Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan.
  3. Telaahan Renstra K/L dan Renstra.
  4. Telaahan Rencana Tata Ruang Wilayah dan Kajian Lingkungan Hidup Strategis.
  5. Penentuan Isu-isu Strategis.

BabIV :      Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran, Strategis dan Kebijakan

  1. Visi dan Misi Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan.
  2. Tujuan dan Sasaran Jangka Menengah Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan.
  3. Strategi dan kebijakan Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan.

Bab V :      Rencana Program dan Kegiatan, Indikator Kinerja, Kelompok Sasaran dan Pendanaan Indikatif

Bab VI: Indikator Kinerja yang Mengacu pada Tujuan dan Sasaran RPJMD

Bab VII:     Penutup

 

BAB II

GAMBARAN PELAYANAN KANTOR ARSIP, PENGOLAHAN DATA ELEKTRONIK DAN PERPUSTAKAAN

Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan merupakan salah satu SKPD di Kabupaten Jombang yang terbentuk sesuai dengan Peraturan Daerah Kabupaten Jombang Nomor 8 Tahun 2008 Tentang Organisasi Dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah Kabupaten Jombang. Saat ini Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan memiliki 41 aparatur yang terdiri dari PNS dan Non PNS termasuk jabatan struktural yang tersebar dalam beberapa seksi. Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan mampu mengalami keberhasilan dalam berbagai program, salah satunya adalah pembinaan pengelola kearsipan.Namun dalam menjalankan program pada periode 2009-2013 mengalami beberapa kendala diantaranya adalah belum memiliki fungsional arsip dan masalah dalam sistem kepegawaian.

  1. Tugas Pokok, Fungsi, dan Struktur Organisasi Kantor Arsip, Pengolahan Data Elektronik dan Perpustakaan

Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan terbentuk melalui Peraturan Daerah Kabupaten Jombang Nomor 8 Tahun 2008 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah Kabupaten Jombang, dengan ditindak lanjuti dengan Peraturan Bupati Jombang  Nomor  13  Tahun  2009  tentang Tugas Pokok  dan  Fungsi  Kantor Arsip, PDE dan Perpustakaan Kabupaten Jombang. Sedangkan tugas pokok Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan adalah membantu Bupati dalam menyelenggarakan sebagian urusan Pemerintah Kabupaten Jombang di bidang pengelola kearsipan, pengolah data elektronik dan perpustakaan.

Dalam melaksanakan tugas pokok, Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan, mempunyai fungsi:

  1. Penyusunan rencana dan program di bidang Kearsipan, PDE  dan Perpustakaan;
  2. Perumusan Pedoman dan petunjuk teknis di bidang Kearsipan, PDE  dan Perpustakaan;
  3. Pelaksanaan koordinasi dan kerjasama teknis dengan pihak luar tentang bahan kebijakan di bidang Kearsipan, PDE dan Perpustakaan;
  4. Penganalisaan dan pengendalian data dibidang Kearsipan, PDE  dan Perpustakaan;
  5. Pemberdayaan sistem dan penyelenggara kegiatan teknis Pemerintah Daerah yang berkaitan dengan Kearsipan, PDE  dan Perpustakaan;
  6. Penyelenggaraan pembinaan ketatausahaan, administrasi kepegawaian, keuangan dan perlengkapan;
  7. Pemberian bimbingan, pembinaan, pelayanan, dan konsultasi yang terkait dengan Bidang Kearsipan, PDE  dan Perpustakaan di lingkungan Pemerintah Daerah;
  8. Pelaksanaan penilaian dan penyerahan arsip statis Daerahkepada Arsip Nasional Republik Indonesia setelah mendapat persetujuan tertulis Menteri Dalam Negeri.

Adapun Struktur Organisasi Kantor Arsip, Pengolahan Data Elektronik dan Perpustakaan terdiri dari:

1.   Kepala Kantor

2.   Kasubag Tata Usaha

3.   Kepala Seksi Pengelola Kearsipan

4.   Kepala Seksi Pengolah Data Elektronik

5.   Kepala Seksi Perpustakaan

Adapun struktur Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan dapat dilihat pada gambar berikut ini:

 

 

 

 

TTD

 

 

 

 

 

 

 

 

Gamar 2.1

Struktur Organisasi Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan

 

Adapun tugas dari masing-masing bagian, sebagai berikut:

1. Sub Bagian Tata Usaha

Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas:

  1. Melaksanakan koordinasi pengumpulan data dan informasi dalam rangka penyusunan program kerja kantor, evaluasi dan pelaporan;
  2. Pengelolaan administrasi Kepegawaian, pelaksanaan pembinaan, peningkatan disiplin dan pengembangan karier serta upaya peningkatan kesejahteraan pegawai;
  3. Penyiapan bahan dalam rangka penyusunan anggaran, Pelaksanaan penatausahaan keuangan dan penyusunan laporan pertanggung jawaban keuangan;
  4. Pelaksanaan urusan administrasi umum, rumah tangga dan perlengkapan, ketatalaksanaan (surat menyurat) dan kearsipan;
  5. Penyiapan data dan informasi kepustakaan, pelaksanaan hubungan masyarakat dan inventarisasi asset;
  6. Pelaksanaan koordinasi kegiatan dengan instansi terkait, perangkat daerah dan pihak ketiga;
  7. Pelaksanaan sistem Pengawasan Melekat ;
  8. Pelaksanaan sistem informasi lingkup Kantor;
  9. Pelaksanaan kebersihan, keindahan dan keamanan kantor;
  10. Pelaksanaan penanganan pengaduan masyarakat.
2. Seksi Pengelola Kearsipan

Seksi Pengelola Kearsipan, mempunyai tugas:

  1. Menyusun dan merumuskan rencana kegiatan di bidang kearsipan;
  2. Menyusun petunjuk teknis dan sistem dibidang pengelolaan kearsipan sesuai dengan perkembangan peraturan perundang-undangan;
  3. Melaksanakan kegiatan yang berkaitan bidang kearsipan;
  4. Menyusun Sistim Aplikasi  arsip tekstual ke arsip digital ;
  5. Mengembangan Sumber Daya Manusia dibidang kearsipan;
  6. Melakukan pengelolaan arsip daerah;
  7. Melaksanakan penyelamatan dan pemanfaatan arsip.
3. Seksi Pengolah Data Elektronik

Seksi Pengolah Data Elektronik, mempunyai tugas:

  1. Menyusun dan merumuskan rencana kegiatan di bidang pengolah data elektronik;
  2. Menyusun petunjuk teknis dan sistem dibidang pengolah data elektronik;
  3. Melaksanakan kegiatan yang berkaitan bidang pengolah data elektronik;
  4. Melaksanakan bimbingan, pembinaan, pelayanan dan pengendalian jaringan komputerisasi pada unit kerja;
  5. Melaksanakan koordinasi bidang  pengolah data elektronik ;
  6. Melaksanakan pengembangan dan perawatan jaringan web site serta  maintenance komputer;
  7. Melaksanakan proses administrasi kerja sama teknik dengan pihak ketiga yang berhubungan dengan pengelolaan data elektronik;
  8. Pemberdayaan Sistem Informasi.
4. Seksi Perpustakaan

Seksi Perpustakaan, mempunyai tugas:

  1. Menyusun dan merumuskan rencana kegiatan di bidang perpustakaan;
  2. Menyusun petunjuk teknis dan sistem di bidang perpustakaan;
  3. Melaksanakan kegiatan yang berkaitan bidang perpustakaan;
  4. Melaksanakan bimbingan, pembinaan, pelayanan dan pengendalian sistem perpustakaan;
  5. Melaksanakan pengumpulan dan analisis data untuk perencanaan pengembangan perpustakaan;
  6. Mengembangkan sumber daya manusia di bidang perpustakaan;
  7. Melaksanakan pengembangan dan pemeliharaan sarana dan prasarana perpustakaan;
  8. Melaksanakan proses administrasi kerja sama dengan pihak ketiga yang berhubungan dengan pengelolaan perpustakaan.

Dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya berdasarkan struktur tersebut, Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaanmemiliki komponen aparatur sebagai berikut:

Tabel 2.1

Sumber Daya Aparatur Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan

No

Jabatan

Jumlah

1

Kepala Kantor

1

2

Kasubag

1

3

Kepala Seksi

3

4

Jabatan Fungsional (Pustakawan)

2

5

Staff PNS

17

6

Staff Non PNS

17

Jumlah

41

 

Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa komposisi aparatur yang dimiliki oleh Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan berbentuk seperti piramida.Semakin tinggi jabatan aparatur maka kuantitasnya semakin kecil, dan sebaliknya. Mengacu pada Peraturan Daerah Kabupaten Jombang Nomor 8 Tahun 2008 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah Kabupaten Jombang. Pada Perda tersebut dalam Bab IX Tata Kerja Pasal 19 disebutkan, bahwa:

  1. Dalam melaksanakan tugas setiap pemangku jabatan struktural dan fungsional wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi dan sinkronisasi baik dalam lingkungan masing-masing maupun antar Satuan kerja Perangkat Daerah serta dengan instansi lain diluar Pemerintah daerah sesuai dengan tugas masing-masing;
  2. Setiap pemangku jabatan struktural wajib mengawasi bawahan masing-masing dan bila terjadi penyimpangan agar mengambil langkah-langkah yang diperlukan sesuai dengan ketentuan peraturan Perundang-undangan yang berlaku;
  3. Setiap pemangku jabatan struktural bertanggungjawab memimpin dan mengkoordinasikan bawahan masing-masing dan memberikan bimbingan serta petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya;
  4. Setiap pemangku jabatan struktural wajib mengikuti dan mematuhi petunjuk dan bertanggungjawab kepada atasan langsung masing-masing dan menyiapkan laporan berkala tepat pada waktunya;
  5. Setiap laporan yang diterima oleh pemangku jabatan struktural dari bawahannya wajib diolah dan dipergunakan sebagai bahan untuk penyusunan laporan lebih lanjut dan untuk memberikan petunjuk kepada bawahan;
  6. Dalam menyampaikan laporan masing-masing kepada atasan langsung tembusan laporan wajib disampaikan kepada satuan kerja perangkat daerah lain yang secara fungsional mempunyai hubungan kerja;
  7. Dalam melaksanakan tugas setiap pemangku jabatan struktural dalam rangka pemberian bimbingan kepada bawahan masing-masing, wajib mengadakan rapat berkala.

 

 

  1. Sumber Daya Kantor Arsip, Pengolah Data dan Perpustakaan

Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan memiliki berbagai sumber daya yang dapat menunjang kinerja sesuai tugas pokok dan fungsi Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan. Komposisi aparatur yang dimiliki oleh kantor Arsip Pengolah data Elektronik dan Perpustakaan dibagi menjadi beberapa penggolongan yaitu berdasarkan pangkat, golongan, pendidikan formal, dan pendidikan non formal.Adapun Jumlah aparatur Berdasarkan Pangkat adalah sebagai berikut:

Tabel 2.2

Jumlah Aparatur Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Berdasarkan kepangkatan

No

Pangkat

Jumlah

1

Eselon I

-

2

Eselon II

-

3

Eselon III

1

4

Eselon IV

4

Jumlah

5

 

Dari tabel diatas terlihat bahwa aparatur yang memiliki pangkat di Kantor Arsip, PDE, dan Perpustakaan berjumlah 5 orang dengan posisi Eselon IV merupakan pangkat terbanyak. Sedangkan komposisi aparatur yang berdasarkan Golongan adalah sebagai berikut:

Tabel 2.3

Jumlah Aparatur Berdasarkan Golongan

No

Golongan/Ruang

Jumlah

1

I/a

-

2

I/b

1

3

I/c

-

4

I/d

1

5

II/a

1

6

II/b

-

7

II/c

-

8

II/d

1

9

III/a

4

10

III/b

8

11

III/c

4

12

III/d

2

13

IV/a

1

14

IV/b

-

15

IV/c

-

16

IV/d

-

17

IV/e

-

Jumlah

23

Berdasarkan tabel 2.3 di atas dapat dilihat bahwa jumlah aparatur yang memiliki golongan tertinggi adalah pada posisisi golongan IV/a dan sebanyak 1 orang yang diduduki oleh Kepala Kantor, sedangkan golongan yang terendah adalah terletak pada golongan 1/b sebanyak 1 orang. Adapun komposisi aparatur berdasarkan jenjang pendidikannya adalah sebagai berikut:

Tabel 2.4

Jumlah Aparatur Berdasarkan Jenjang Pendidikan Formal

No

Jenjang Pendidikan

Jumlah

1

Magister (S2)

1

2

Sarjana (S1)

12

3

SMA/Sederajat

7

4

SMP/Sederajat

3

Jumlah

23

 

Tabel diatas menunjukkan bahwa aparatur yang memiliki komposisi paling besar adalah aparatur yang memiliki jenjang pendidikan Sarjana (S1), hal ini dapat menjadi kekuatan bagi internal Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan perpustakaan dalam menjalankan tugas pokok dan fungsi.Sedangkan jenjang pendidikan yang paling rendah adalah setingkat SMP dan hanya berjumlah 3 orang.Ketrampilan maupun kemampuan yang dimiliki oleh aparatur harus terus mengalami peningkatan sehingga untuk mengasah skill tersebut dapat ditempuh melalui berbagai pendidikan non formal. Adapun pendidikan non formal yang pernah diikuti oleh aparatur Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan adalah sebagai berikut:

Tabel 2.5

Jumlah Aparatur Berdasarkan Pendidikan Non Formal

Pemetaan SDM

Jenis Pendidikan/Pelatihan

Diklat Kepemimpinan

Fungsional

Teknis

Struktural

4

2

33

Fungsional

-

5

-

Staff

-

-

12

Dari tabel tersebut dapat dilihat bahwa pendidikan non formal yang paling banyak dilakukan yang berkaitan dengan teknis.Hal tersebut dikarenakan Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan merupakan lembaga teknis dan banyak berkaitan dengan lapangan maupun masyarakat secara langsung sehingga dapat memberikan pelayanan prima kepada masyarakat.Selain sumber daya aparatur yang dimiliki oleh Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan juga memiliki asset/inventaris yang dimiliki yang berguna untuk menunjang dalam menjalankan tugas pokok dan fungsi  Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan. Adapun rincinnya sebagai berikut:

 

 

Tabel 2.6

Data Inventaris Kantor Arsip, Pengolah data elektronik, dan Perpustakaan

No

Nama Inventaris

Jumlah

Kondisi

Baik

Sedang

Rusak

01

Kendaraan

 

 

 

 

 

Mobil Unit Perpus Keliling

2

1

1

 

 

Sepeda Motor

10

6

4

 

 

Truck

1

1

 

 

02

Tanah dan Bangunan

 

 

 

 

 

Tanah Bangun.Pendidikan dan Pelatihan

1

1

 

 

 

Gedung Pendidikan permanen

1

1

 

 

03

Peralatan dan Mesin Kantor

 

 

 

 

 

Mesin Tik Manual

7

5

2

 

 

Almari Besi

3

3

 

 

 

Rak Besi

74

74

 

 

 

Rak Kayu

4

4

 

 

 

Lemari Kaca

6

6

 

 

 

Alat penghancur Kertas

2

 

2

 

 

Papan Nama Instansi

4

4

 

 

 

Papan Pengumuman

1

1

 

 

 

Alat Pemotong Kertas

2

2

 

 

 

Overhead Projector

1

1

 

 

 

Mesin Laminating

1

1

 

 

 

Lemari Kayu

4

4

 

 

 

Rak kayu

52

52

 

 

 

Meja Kayu

1

1

 

 

 

Kursi Kayu

104

104

 

 

 

Meja Tulis

23

23

 

 

 

Meja Reseptionis

2

2

 

 

 

Meja Panjang

6

6

 

 

 

Kursi

74

74

 

 

 

Meja Komputer

13

13

 

 

 

Korden

4

4

 

 

 

Karpet

1

1

 

 

 

AC

16

16

 

 

 

Kipas Angin

8

8

 

 

 

Televisi

3

3

 

 

 

PC Unit

104

104

 

 

 

Laptop

3

3

 

 

 

Note book

6

6

 

 

 

Printer

24

24

 

 

 

Scaner

5

5

 

2

 

Meja Kerja Pejabat

5

5

 

 

 

Buku Perpus

24.307 eks

24.307 eks

 

 

Dari data inventaris diatas terlihat bahwa banyak terdapat inventaris yang masih dalam kondisi baik.Dimana dengan jumlah yang relatif banyak dan dalam kondisi baik ini harapannya mampu untuk menunjang menjalankan tugas dan fungsi secara maksimal.Dan hal tersebut juga dapat menjadi kekuatan internal.Namun ada beberapa inventaris yang menjadi catatan untuk dapat ditambah dan diperhatikan kembali seperti jumlah buku yang dimiliki.

  1. Kinerja Pelayanan Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan

Untuk Melihat seberapa besar tingkat keberhasilan kinerja pelayanan Kantor Arsip pada periode sebelumnya (2009-2013) dapat dilihat melalui 2 hal, yaitu melalui  hasil capaian kinerja dan melalui penyerapan anggaran. Dimana hasil kinerja ini kemudian dapat dijadikan bahan evaluasi terhadap kinerja periode sebelumnya, yang kemudian menjadi pertimbangan dalam menentukan kebijakan 5 tahun mendatang (2014-2018) sehingga Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan perpustakaan dapat menjalankan tugas dan fungsi lebih baik lagi dan mampu memperbaiki apa yang menjadi kekurangan pada periode sebelumnya. Untuk itu hasil kinerja tersebut dapat dilihat pada tabel 2.7 dan 2.8 sebagai berikut:

 

 

Tabel 2.7

Pencapaian Kinerja Pelayanan Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan

Kabupaten Jombang

Indikator Kinerja Sesuai

TARGET SPM

TARGET IKK

TARGET INDIKATOR 

Target Renstra Tahun Ke

Realisasi Capaian Tahun Ke

Rasio Capaian Tahun Ke

Ket

2009

2010

2011

2012

2013

2009

2010

2011

2012

2013

2009

2010

2011

2012

2013

Kearsipan

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Prosentase Penerapan pengelolaan arsip secara baku

Jml SKPD yg menerapkan arsip baku

Seluruh SKPD

 

100%

100%

100%

80%

80%

95.64

94.48

97.34

96.24

33.30

95.64

94.48

97.34

120.30

41.63

 

Jumlah Kegiatan pembinaan petugas pengelola pengarsipan

peningkatan SDM  pengelola kearsipan

Pencipta Dokumen

 

41 SKPD 21 KEC

21  DESA

21 DESA

21 DESA

84 DESA

100%

100%

100%

100%

80%

100%

100%

100%

100%

80%

 

Perpustakaan

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Keberadaan Koleksi Buku yang tersedia di perpustakaan Daerah

Tersedianya buku yang proporsional

Jumlah buku yg proporsional

 

100%

100%

100%

80%

90%

61.37

99.54

101.34

99.00

40 %

61.37

99.54

101.34

102.00

45%

 

Rasio jumlah pengunjung perpustakaan

Peningkatan jumlah pengunjung

meningkatnya jumlah kunjungan perpusda dan perpus desa

 

19,614

44,900

86,666

99,545

76,730

100%

100%

100%

70%

100%

100%

100%

100%

70%

100%

 

Kearsipan

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Website Milik Pemerintah Daerah

Up date berita terbaru

ter updatenya berita pembangunan

 

360

360

360

360

360

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

 

Pameran/Expo

Tersedianya ruang pamer yang murah & strategis

Terlaksananya pameran

 

0

0

0

1

2

0

0

0

100%

100%

0

0

0

100%

100%

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

60

 

 

 

100%

100%

100%

80%

100%

97.68

96.07

98.08

98.61

89.99

97.68

96.07

98.08

123.26

89.99

Namun PPTK bukan Kasubbag TU

Terlaksananya pembayaran administrasi perpajakan kendaraan dinas selama satu tahun

 

 

 

 

 

 

80%

90%

 

 

 

92.86

0

 

 

 

116.08

0.00

 

Kelancaran administrasi keuangan

 

 

 

100%

100%

100%

100%

100%

95.85

93.43

99.87

92.86

23.4

95.85

93.43

99.87

92.86

23.40

 

Kelancaran kegiatan administrasi kantor

 

 

 

100%

100%

100%

100%

100%

48.4

100

99.5

100

22.37

48.40

100.00

99.50

100.00

22.37

 

Kelancaran kegiatan administrasi kantor

 

 

 

100%

100%

100%

100%

100%

92.66

99.17

97.09

100

30.09

92.66

99.17

97.09

100.00

30.09

 

Kelancaran kegiatan administrasi kantor

 

 

 

100%

100%

100%

80%

80%

60.9

100

99.87

100

24.63

60.90

100.00

99.87

125.00

30.79

 

Kenyamanan dan keindahan kantor

 

 

 

100%

100%

100%

100%

100%

46.47

91.75

98.08

100

26.31

46.47

91.75

98.08

100.00

26.31

 

Terpenuhinya bahan bacaan berita harian, mingguan dan bulanan.

 

 

 

55.99

100%

100%

100%

100%

55.99

95.83

80.2

89.31

16.67

1.00

95.83

80.20

89.31

16.67

 

Kelancaran tugas-tugas kantor

 

 

 

100%

100%

100%

100%

100%

84.55

99.97

100

99.96

48.33

84.55

99.97

100.00

99.96

48.33

 

Terpenuhinya kebutuhan makan dan minum pegawai, tamu dan rapat.

 

 

 

100%

100%

100%

100%

100%

63.58

82.53

90.32

97.05

26.32

63.58

82.53

90.32

97.05

26.32

 

Kelancaran tugas ke luar daerah

 

 

 

100%

100%

100%

100%

100%

99.62

100

99.05

100

20.96

99.62

100.00

99.05

100.00

20.96

 

Terpenuhinya target penyelesaian pekerjaan

 

 

 

 

100%

100%

100%

100%

 

95.66

98.7

97.44

49.04

 

95.66

98.70

97.44

49.04

 

Terpenuhinya Peralatan Rumah Tangga Perkantoran

 

 

 

 

 

100%

100%

100%

 

 

98.3

100

 

 

 

98.30

100.00

 

 

Terwujudnya Peralatan Kerja

 

 

 

100%

100%

100%

100%

100%

64.65

94.31

99.24

 

 

64.65

94.31

99.24

 

 

 

Terwujudnya Tertib Administrasi

 

 

 

100%

100%

100%

100%

100%

63.41

98.73

 

 

 

63.41

98.73

 

 

 

 

Terwujudnya Kebersihan dan Keindahan

 

 

 

100%

100%

100%

100%

100%

100

100%

 

 

 

100.00

1.00

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Terbangunnya ruang pelayanan publik

 

 

 

 

 

 

 

100%

 

 

 

 

96.11

 

 

 

 

96.11

Namun PPTK bukan Kasubbag TU

Tersedianya perlengkapan pelaksanaan tugas

 

 

 

 

 

 

100%

100%

 

 

 

100

0

 

 

 

100.00

0.00

 

Terlaksananya perawatan sarana pelayanan

 

 

 

100%

100%

97.89

80%

80%

51.86

99.98

97.89

98.85

0

51.86

99.98

1.00

123.56

0.00

 

Terawatnya mesin kendaraan dinas/ operasional

 

 

 

100%

100%

100%

80%

90%

54.26

96.75

93.04

85.13

24.73

54.26

96.75

93.04

106.41

27.48

 

Terlaksananya perawatan perlengkapan gedung kantor

 

 

 

100%

100%

 

80%

80%

100

100%

 

100

25.84

100.00

1.00

 

125.00

32.30

 

Terlaksananya perawatan peralatan gedung kantor

 

 

 

100%

100%

100%

80%

80%

76.61

99.8

94.76

99.84

21.53

76.61

99.80

94.76

124.80

26.91

 

Terlaksananya perawatan meubelair kantor

 

 

 

100%

 

 

80%

75%

100

100

99.96

100

0

100.00

 

 

125.00

0.00

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Terwujudnya pelayanan publik

 

 

 

100%

 

100%

100%

100%

100%

 

100

100

0

1

 

100.00

100.00

0.00

 

Kesamaan pemakaian seragam olah raga

 

 

 

100%

100%

100%

100%

100%

100%

95

100

100

0

1

95.20

100.00

100.00

0.00

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tersedianya Data Capaian Kinerja

 

 

 

 

100%

100%

100%

100%

 

98.9

 

 

 

 

98.90

 

 

 

 

Tersedianya Data Penyerapan Anggaran

 

 

 

 

100%

100%

100%

100%

 

99.58

 

 

 

 

99.58

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Jumlah koleksi buku perpustakaan

 

 

 

100%

100%

100%

80%

90%

61.37

99.54

101.34

99.00

37.95

61.37

99.54

101.34

 

42.17

 

Jumlah Pembinaan / Pusling

 

 

 

 

100%

100%

80%

100%

 

94.27

 95.37

94.06

21.52

 

94.27

  95.37

 94.06

21.52

 

Promosi minat baca melalui lomba dan bedah buku

 

 

 

 

100%

100%

100%

100%

 

97.38

 

95.08

 

 

94.18

 

 

0

 

97.38

 

95.08

 

 

94.18

 

 

0

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Jumlah Instansi terkoneksi internet

 

 

 

100%

100%

 

80%

100%

80.95

93.27

 

95.96

29.18

80.95

93.27

 

119.95

29.18

 

Jumlah Koneksi Yang Terpelihara

 

 

 

 

 

 

80%

80%

 

 

 

91.7

12.33

 

 

 

114.63

15.41

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Terwujudnya Telecenter

 

 

 

 

100%

 

100%

100%

59.57

94.6

 

100%

 

 

94.60

 

1.00

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tersedianya Buku Kajian Penggunaan Teknologi Informasi

 

 

 

100%

100%

100%

100%

100%

86.58

97.81

89.72

94.51 

 0

86.58

97.81

89.72

94.51 

 0

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Jumlah Instansi Yang Diberikan Sarana Pengolahan Dan Penyimpanan Kearsipan

 

 

 

100%

100%

100%

80%

80%

95.64

94.48

97.34

96.24

33.3

95.64

94.48

97.34

120.30

41.63

 

Jumlah Berkas Arsip Yang Terdata Di Depo Arsip

 

 

 

100%

100%

100%

80%

90%

93.49

99.7

99.59

96.84

37.39

93.49

99.70

99.59

121.05

41.54

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tersedianya SDM yang memahami peraturan

 

 

 

 

 

 

 

80%

0%

0%

0%

0%

0%

 

 

 

 

0

 

 

Dari tabel tersebut dapat dilihat bahwa capaian kinerja Kantor Arsip, pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan pada rasio capaian kinerja setiap tahunnya rata-rata mencapai persentase yang cukup tinggi dengan rincian sebagai berikut:

  1. Pada tahun pertama (2009) mencapai  68,86%, dengan predikat kinerja sedang;
  2. Pada tahun kedua (2010) mencapai (90,02%), dengan predikat kinerja tinggi;
  3. Pada tahun ketiga (2011) mencapai (92,05%), dengan predikat kinerja tinggi;
  4. Pada tahun ke empat (2012) mencapai 104,54%, dengan predikat kinerja tinggi;
  5. Dan pada tahun kelima (2013) mencapai 53,87%, dengan predikat kinerja rendah; (Tribulan II)

Melihat presentase capaian kinerja yang setiap tahunnya meningkat ini menandakan bahwa tingkat keberhasilan dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan dapat dikatagorikan baik. Pada tahun pertama Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan perpustakaan memang hanya mencapai 68,86% namun hal tersebut sangatlah wajar, karena dalam proses perencanaan pada tahun pertama dapat dikatagorikan sebagai tahun penyesuaian maupun penataan untuk 5 tahun ke depan, sehingga wajar pencapaian 68,86%, bahkan persentase tersebut dapat dikatakan sangat baik untuk capaian kinerja pada tahun pertama.  Dan kemudian pada tahun kelima yaitu tahun 2013 mengalami penurunan yang sangat drastis yaitu hanya mencapai 53,87%, hal tersebut disebabkan dampak dari transisi pergantian pimpinan yang belum siap untuk melanjutkan capaian kinerja yang sudah direncanakan dari pimpinan sebelumnya.

 

Kemudian selain dari capaian kinerja yang telah dipaparkan di atas, kinerja pelayanan Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan dapat dilihat melalui penggunaan anggaran pada periode sebelumnya (2009-2013) yang dapat dilihat melalui tabel 2.7 berikut ini:

 

 

 

 

 

Tabel 2.8

Anggaran dan Realisasi Pendanaan Pelayanan Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan

Kabupaten Jombang

 

Uraian Tugas Pokok dan Fungsi

Anggaran pada Tahun ke-

Realisasi Anggaran pada Tahun ke-

Rasio antara Realisasi dan Anggaran Tahun ke-

Rata-rata Pertumbuhan

 

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

Anggaran

Realisasi

Kearsipan

1,330,054,300

1,146,194,660

1,297,412,535

1,318,888,853

1,641,936,700

 

1,211,712,393

1,099,747,401

1,269,905,266

1,290,909,510

1,154,429,457

 

91%

96%

98%

98%

70%

105%

103%

Kantor Arsip, Pengelola Data Elektronik dan Perpustakaan

1,330,054,300

1,146,194,660

1,297,412,535

1,318,888,853

1,641,936,700

 

1,211,712,393

1,099,747,401

1,269,905,266

1,290,909,510

1,154,429,457

 

91%

96%

98%

98%

70%

105%

103%

Kantor Arsip, Pengelola Data Elektronik dan Perpustakaan

1,330,054,300

1,146,194,660

1,297,412,535

1,318,888,853

1,641,936,700

 

1,211,712,393

1,099,747,401

1,269,905,266

1,290,909,510

1,154,429,457

 

91%

96%

98%

98%

70%

105%

103%

Program Pelayanan Administrasi Perkantoran

852,773,400

950,493,660

1,133,885,592

1,029,892,580

1,066,566,000

 

791,292,868

908,519,451

1,111,051,266

1,012,797,610

899,112,257.00

 

93%

96%

98%

98%

84%

106%

109%

Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur

114,065,000

102,510,000

47,531,443

137,110,273

310,623,7oo

 

77,638,350

101,919,500

45,114,500

131,111,200

130,997,000.00

 

68%

99%

95%

96%

42%

158%

155%

Program peningkatan disiplin aparatur

3,500,000

5,125,000

7,500,000

9,750,000

10,375,000

3,500,000

4,875,000

7,500,000

9,750,000

8,500,000.00

 

100%

95%

100%

100%

82%

132%

141%

Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur

 

 

 

 

24,590,000

 

 

 

 

 

0

 

 

 

 

0

 

 

Program peningkatan pengembangan sistem pelaporan capaian kinerja dan keuangan

3,810,000

3,385,000

 

 

25,000,000

 

 

3,342,000

 

 

16,240,000.00

 

0%

99%

 

 

65%

22%

0%

Program penyelamatan dan pelestarian dokumen/arsip daerah

355,905,900

84,681,000

108,495,500

142,136,000

204,782,000

 

339,281,175

81,091,450

106,239,500

137,250,700

99,580,200.00

 

95%

96%

98%

97%

49%

108%

95%

Kantor Arsip, Pengelola Data Elektronik dan Perpustakaan

5,165,012,775

342,042,000

281,638,550

684,430,657

625,942,200.00

 

4,099,008,650

322,788,500

224,521,250

627,942,600

129,038,100.00

 

79%

94%

80%

92%

21%

101%

119%

Kantor Arsip, Pengelola Data Elektronik dan Perpustakaan

5,165,012,775

342,042,000

281,638,550

684,430,657

625,942,200.00

 

4,099,008,650

322,788,500

224,521,250

627,942,600

129,038,100.00

 

79%

94%

80%

92%

21%

101%

119%

Program Pengembangan Komunikasi, Informasi dan Media Massa

4,869,111,775

239,378,000

 -

614,763,657

625,942,200.00

 

3,941,700,000

223,265,000

 -

572,119,460

129,038,100.00

 

81%

93%

 

93%

21%

21%

2%

Program pengkajian dan penelitian bidang informasi dan komunikasi

111,170,000

75,394,000

281,638,550

 

 

45,170,000

73,725,000

224,521,250

 

 

41%

98%

80%

 

 

110%

156%

Program fasilitasi Peningkatan SDM bidang komunikasi dan informasi

36,724,000

 

 

 

 

17,724,000

 

 

 

 

48%

 

 

 

 

0%

0%

Program kerjasama informasi dengan mas media

148,007,000

27,270,000

 -

69,667,000

 -

94,414,650

25,798,500

 -

55,823,140

 

64%

95%

 

80%

 

5%

9%

Perpustakaan

249,121,500

375,184,000

340,317,000

366,467,000

424,044,000

152,882,396

366,702,190

328,909,000

360,869,850

166,805,500

61%

98%

97%

98%

39%

116%

146%

Kantor Arsip, Pengelola Data Elektronik dan Perpustakaan

249,121,500

375,184,000

340,317,000

366,467,000

424,044,000

152,882,396

366,702,190

328,909,000

360,869,850

166,805,500

61%

98%

97%

98%

39%

116%

146%

Kantor Arsip, Pengelola Data Elektronik dan Perpustakaan

249,121,500

375,184,000

340,317,000

366,467,000

424,044,000

152,882,396

366,702,190

328,909,000

360,869,850

166,805,500

61%

98%

97%

98%

39%

116%

146%

Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan

249,121,500

375,184,000

340,317,000

366,467,000

424,044,000

152,882,396

366,702,190

328,909,000

360,869,850

166,805,500

61%

98%

97%

98%

39%

116%

146%

 

Dari tabel realisasi anggaran Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan pada tabel 2.7 di atas, maka dapat disimpulkan bahwa realisasi anggaran terhadap target anggaran tidak jauh berbeda, hampir seluruh program terserap dengan baik. Namun terdapat beberapa program yang hanya terserap kurang dari 50% dan berada pada bidang komunikasi dan informasi serta peningkatan kualitas sumber daya aparatur.Hal ini menjadi catatan bagi Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan untuk dapat meningkatkan pada periode selanjutnya. Hal ini dapat terjadi karena Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronikdan perpustakaan mengalami kelemahan pada tenaga fungsional bidang IT sehingga kinerja kurang dapat dilakukan secara maksimal, dikarenakan Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan hanya memiliki pengelola jaringan saja, tanpa tenaga ahli IT lainnya.

  1. Tantangan dan Peluang Pengembangan Pelayanan Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan

Tantangan :

  1. Lokasi 3 (tiga) Gedung yang terpisah menyulitkan rentang kendali dan koordinasi serta rentan dalam mengendalikan isu-isu strategis dalam pelayanan organisasi dan masyarakat. 
  2. Urusan Informatika dalam implementasinya dilaksanakan oleh 8 (delapan) SKPD, yaitu Kantor Arsip, PDE dan Perpustakaan (website dan jaringan), Bagian Humas (News), Dinas Perhubungan dan Komunikasi (Antena), Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil (SIAK & E-KTP), Bagian Pembangunan (LPSE), Bagian Perlengkapan (ULP), DPPKAD (SIMDA), dan Bappeda (SIPPD), Badan Kepegawaian Daerah (SIMPEG), Dinas Kesehatan (Simpuskesmas)
  3. Isu-isu kebocoran Bandwidth (indikasi penggunaan antena acces point di rumah-rumah penduduk) selain memang dipergunakan oleh masyarakat lewat titik-titik hotspot yang dimiliki Pemda;
  4. Pelayanan Perpustakaan Keliling (Pusling) kekurangan armada Roda empat sekaligus personilnya sehingga tidak dapat menjangkau secara maksimal semua desa (302 desa, 4 kelurahan) dan sekolahan se Kabupaten Jombang.;
  5. Pembinaan Perpustakaan pada dinas-dinas lainnya (terutama sekolah-sekolah pada Dinas Pendidikan) tidak berjalan sebagaimana mestinya, hal ini dapat memperburuk citra pelayanan organisasi dalam bidang perpustakaan;
  6. Perpustakaan Perguruan tinggi di Jombang berkembang dengan pesat, hal ini  dapat mendegradasi peran dan fungsi Perpustakaan Umum Daerah;
  7. Pembinaan Fungsional Kearsipan dari Pemerintah Provinsi Jawa Timur (Bapersip Jatim) dan Pemerintah (ANRI) tidak efektif;
  8. Tuntutan pembinaan kearsipan di lingkup SKPD;
  9. Kepercayaan SKPD kepada Pengelola Arsip Daerah berkurang karena tidak  memiliki ruang arsip khusus (dokumen berharga);
  10. Tuntutan  dari SKPD dan DPRD (Komisi A) terhadap kemampuan Pengelola Arsip dalam menyediakan permintaan kembali Arsip yang telah dikirim oleh SKPD khususnya Arsip Perizinan;

Peluang:

  1. Pengawasan Internal dari Inspektorat:
  1. Peraturan  Pemerintah  Nomor 79 Tahun 2005 tentang  Pedoman Pembinaan dan Pengawasan Penyelenggaraan Pemerintah Daerah.
  2. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 23 Tahun 2007 tentang
    Pedoman Tata Cara Pengawasan atas Penyelenggaraan Pemerintah
    Daerah.
  3. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 28 Tahun 2007 tentang
    Norma Pengawasan dan Kode Etik Pejabat Pengawas Pemerintah.
  4. Peraturan Daerah Nomor 7 Tahun 2009 tentang Struktur Organisasi
    dan Tata Kerja Inspektorat Kabupaten Jombang.
  5. Program Kerja Pemeriksaan Tahunan ( PKPT) TA. 2013.
  1. Visi dan Misi Bupati dan Wakil Bupati terpilih masa tugas 2013-2018.

Dari pemaparan tersebut secara umum tantangan yang dihadapi oleh Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan lebih besar daripada peluang yang dimiliki oleh Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan perpustakaan. Sehingga peluang tersebut harus benar-benar mampu untuk dimanfaatkan sebaik mungkin agar apa yang menjadi tantangan ke depan dapat teratasi dengan baik.

 

BAB III

ISU-ISU STRATEGIS BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI

  1. Identifikasi Permasalahan Berdasarkan Tugas dan Fungsi Pelayanan Kantor Arsip, Pengolahan Data Elektronik, dan Perpustakaan

Dalam menjalankan  tugas  Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan memiliki beberapa permasalahan yang  tentunya menghambat kinerja kantor Arsip, pengolah Data Elektronik, dan Perpustakaan memiliki beberapa permasalahan, diantaranya:

  1. Kurangnya fasilitas akses kepada masyarakat tentang kemajuan IT
  2. Kurangnya kesadaran pentingnya Arsip pada sebagian besar SKPD
  3. Kurangnya minat/budaya baca pada masyarakat pedesaan dan anak didik.
  4. Tidak memiliki Bintek
  5. Keterbatasan luas gedung/lahan untuk pengembangan perpustakaan yang memadai/stadart perpustakaan kabupaten.
  6. Belum memiliki Data Center
  7. Kurangnya tenaga Staf teknis di masing-masing Subbag TU dan Seksi
  8. Tidak memiliki tenaga fungsional Arsip, kurangnya pustakawan, dan programer

 

  1. Telaahan Visi, Misi, dan Program Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah Terpilih

Sesuai dengan Visi Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah Terpilih yaitu “Jombang Sejahtera Untuk Semua” dan beberapa Misi, yaitu :

  1. Meningkatkan Kualitas Kehidupan Sosial Dan Beragama
  2. Mewujudkan Layanan Dasar Yang Terjangkau
  3. Meningkatkan Perekonomian Daerah Yang Berdaya Saing Dan Merata
  4. Meningkatkan Kualitas Infrastruktur Dan Lingkungan Hidup
  5. Mewujudkan Tata Kelola Pemerintahan Yang Baik Dan Bersih

Dalam mensinkronkan antara visi misi Kepala Daerah Terpilih Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik, dan Perpustakaan  mengemban amanah untuk dapat mewujudkan misi ke lima. Terkait dengan hal penataan kembali data yang dimiliki dan pola komunikasi serta jaringan dan akses yang menunjang untuk dapat mewujudkan Tata Kelola Pemerintahan Yang Baik dan Bersih. Hal ini dapat disikapi dengan membentuk beberapa program yang dapat mengarah perwujudan misi tersebut sehingga harapan 5 tahun ke depan Kabupaten Jombang memiliki Data base yang lebih tertib dan tertata kembali yang menjadi salah satu indikator penting dalam membentuk Tata Kelola Pemerintahan Yang Baik dan Bersih. Untuk itu Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan mewujudkannya dalam bentuk beberapa rancangan program yaitu:

  1. Program penyelamatan dan pelestarian dokumen/arsip daerah
  2. Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi
  3. Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan
  4. Program Peningkatan Jaringan Komunikasi dan Informasi
  5. Program Fasilitasi Peningkatan SDM bidang Komunikasi dan Informasi
  6. Program Pelayanan administrasi perkantoran
  7. Program peningkatan sarana dan prasarana aparatur
  8. Program peningkatan disiplin aparatur
  9. Program Perencanaan Strategis dan Pelaporan capaian kinerja serta  keuangan SKPD.

 

  1. Telaahan Renstra Kementerian/Lembaga

Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan mengacu pada Lembaga Perpustakaan Nasional RI. Dalam upaya pencapaian tujuan pembangunan perpustakaandalam kurun waktu 2010-2014, sasaran strategis yang akanditempuh Perpustakaan Nasional, sebagai berikut:

  1. Meningkatnya minat dan budaya gemar membaca masyarakat,yangditandai oleh meningkatnya pemustaka, ketersediaan bahanperpustakaan yang berkualitas sesuai dengan kebutuhanmasyarakat yang berbasis social culture setempat, dankelembagaan perpustakaan;
  2. Meningkatnya intensitas dan diversifikasi layanan perpustakaanberbasis teknologi informasi dan komunikasi diseluruh tanah air,yang ditandai meningkatnya layanan perpustakaan digital (elibrary);
  3. Meningkatnya kualitas dan kapasitas perpustakaan sebagaisarana pembelajaran sepanjang hayat yang ditandai olehmeningkatnya standar mutu perpustakaan dan kompetensi SDMdi semua jenis perpustakaan.
  4. Melestarikan dan mendayagunakan semua karya tulis, karyacetak dan karya rekam hasil karya intelektual bangsa Indonesiauntuk pengembangan ilmu pengetahuan dan reaktualisasikearifan lokal budaya bangsa, yang ditandai oleh meningkatnyakoleksi deposit nasional, dan terlaksananya pelestarian bahanpustaka.

Sedangkan sasaran yang dimiliki oleh Kantor Arsip, Pengolah Data elektronik dan Perpustakaan pada periode 2009-2013 adalah:

  1. Meningkatkan kemampuan tenaga personal di lingkungan Pemerintah Kabupaten Jombang memiliki keahlian spesifik di bidang komputer, jaringan serta Manejemen Kearasipan Daerah.
  2. Meningkatkan kemampuan jaringan komputer Kabupaten Jombang yang handal.
  3. Meningkatkan kemampuan terhadap kondisi informasi data potensi Daerah Kabupaten Jombang.
  4. Meningkatkan sistem pengelolaan Manajemen Kearsipan Daerah, baik arsip Dinamis Aktif/Inaktif dan Pengelolaan Administrasi Perkantoran secara Elektronik serta pengamanan arsip pada Gedung Arsip Daerah sebagai Record Center Pemerintah Kabupaten Jombang.
  5. Meningkatkan agar masyarakat memiliki budaya gemar membaca untuk menambah wawasan pengetahuan dalam kehidupan.

Dari pemaparan tersebut bahwa terlihat beberapa hal yang sesuai antara Renstra Nasional dengan Renstra Daerah.Yang pada intinya fokus pada pemanfaatan dan pengembangan IT dan meningkatkan budaya baca dan kapasitas gedung arsip.Apa yang menjadi Renstra Daerah merupakan penyederhanaan dari sasaran Nasional dikarenakan penyesuaian dengan keadaan dan kondisi daerah sendiri.

 

  1. Telaahan Rencana Tata Ruang Wilayah dan Kajian Lingkungan Hidup Strategis

Untuk Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik, dan Perpustakaan tidak banyak memiliki kaitan langsung dengan rencana RT/RW maupun KLHS, namun disini Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan dapat menangkap peluang dimana titik-titik yang memungkinkan memperluas jaringan untuk mempermudah masyarakat mengakses jaringan internet maupun mengadakan perpustakaan keliling yang berguna untuk meningkatkan pengetahuan dan pemahaman masyarakat serta meningkatkan budaya membaca namun sampai saat ini tidak ada aturan khusus yang membahas secara detail.

  1. Penentuan Isu-isu Strategis

Sebelum penentuan isu-isu strategis dapat ditelaah kembali apa yang telah dibahas pada sub-sub bab sebelumnya agar dapat melihat kondisi Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan. Secara umum Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan berjalan cukup baik dalam menjalankan tugas pokok dan fungsi serta keberhasilan program yang telah dicanangkan. Namun pada periode 2009-2013 lalu kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan mengalami beberapa permasalahan sehingga kurang optimal di beberapa program. Permasalahan tersebut diantaranya:

  1. Kurangnya fasilitas akses kepada masyarakat tentang kemajuan IT
  2. Kurangnya kesadaran pentingnya Arsip pada sebagian besar SKPD
  3. Kurangnya minat/budaya baca pada masyarakat pedesaan dan anak didik.
  4. Tidak memiliki Bintek
  5. Keterbatasan luas gedung/lahan untuk pengembangan perpustakaan yang memadai/stadart perpustakaan kabupaten.
  6. Belum memiliki Data Center
  7. Kurangnya tenaga Staf teknis di masing-masing Subbag TU dan Seksi
  8. Tidak memiliki tenaga fungsional Arsip, kurangnya pustakawan, dan programer

Kemudian yang menjadi titik tekan sasaran Nasional adalah penggunaan dan pengembangan IT dalam mengoptimalkan pelayanan, dimana hal serupapun mulai dibangun oleh Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang serta membangun dan meningkatkan budaya baca untuk dapat meningkatkan kesejahteraan masyarakat.

Terkait dengan hal-hal tersebut maka dalam menjalankan program 5 tahun ke depan (2014-2018), Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan, memiliki beberapa isu strategis, yaitu:

  1. Meningkatkan pengelolaan kearsipan
  2. Berupaya menciptakan Data Center
  3. Mengoptimalkan penggunaan jaringan internet
  4. Pengembangan dan peningkatan jaringan komunikasi dan informasi
  5. Berupaya meningkatkan budaya minat baca bagi masyarakat
  6. Berupaya meningkatkan pelayanan Organisasi

 

 

 

BAB IV

VISI, MISI, TUJUAN, DAN SASARAN, STRATEGI DAN KEBIJAKAN

 

  1. Visi dan Misi Kantor Arsip, Pengolahan Data Elektronik, dan Perpustakaan

Setelah mengetahui keberadaan dan posisi serta isu strategis Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan, dari hasil tersebut dapat ditarik ke sebuah  visi: “Pemanfaatan Teknologi Informasi menuju Jombang Sejahtera Untuk Semua 2018”  Kemudian untuk dapat memujudkan visi tersebut, maka Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik menurunkan dan menjabarkan menjadi beberapa misi, yaitu:

  1. Meningkatkan Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam rangka perbaikan sistem administrasi kearsipan, penyelamatan dan Pelestarian dokumen/arsip daerah, pemeliharaan sarana rutin/berkala saarana dan praasarana kearsipan, peningkatan kualitas pelayanan informasi pelayanan pengelolaan keaarsipan
  2. Meningkatkan Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Pengembangan Budaya baca dan Pembinaan Perpustakaan
  3. Meningkatkan Pemanfaatan Teknologi Informasi Dalam Rangka Pengembangan Informasi, Pengkajian dan Penelitian bidang Informasi, Fasilitasi Peningkatan SDM bidang informasi
  4. Meningkatkan Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Pelayanan administrasi Perkantoran, peningkatan sarana dan prasarana aparatur, peningkatan disiplin aparatur, fasilitasi pindah/purna tugas PNS, peningkatan kapasitas sumber daya aparatur, peningkatan pengembangan sistem pelaporan capaian kinerja dan keuangan.

 

 

 

  1. Tujuan dan Sasaran Jangka Menengah Kantor Arsip, Pengolahan Data Elektronik, dan Perpustakaan

Tujuan dan sasaran merupakan alat yang digunakan untuk dapat mencapai visi dan misi yang telah diharapkan, oleh sebab itu Kantor Arsip, pengolah Data Elektronik, dan Perpustakaan telah menyusun tujuan dan sasaran untuk dapat mencapai target 5 tahun ke depan (2014-2018), diantaranya yaitu:

Tujuan:

  1. Mewujudkan Peningkatan Tata Kelola Kearsipan Daerah
  2. Mewujudkan Peningkatan Kualitas dan Kapasitas Perpustakaan
  3. Mewujudkan Pengembangan Teknologi Komunikasi dan Informasi serta Meningkatkan Penyebarluasan Informasi Pembangunan Daerah
  4. Mewujudkan Birokrasi yang Bersih, Profesional dan Proporsional Guna Memberikan Pelayanan Organisasi

Sasaran

  1. Meningkatnya Tata Kelola Kearsipan Daerah
  2. Meningkatnya Proses Pengembangan dan Pembinaan Budaya Baca
  3. Meningkatnya Kemampuan Pengelolaan dan Pengolahan Data serta Penyebarluasan Informasi Pembangunan Daerah Berbasis E-government
  4. Terwujudnya Birokrasi yang Bersih, Profesional dan Proporsional Guna Memberikan Pelayanan Organisasi

Untuk mengetahui bagaimana munculnya tujuan dan sasaran tersebut maka dapat dilihat pada tabel 4.1 dibawah ini:

 

 

 

 

 

Tabel 4.1

Rumusan Tujuan & Sasaran

Tujuan

Sasaran

Indikator Sasaran

Target Kinerja Sasaran Pada Tahun KE

1

2

3

4

5

 Mewujudkan Peningkatan Tata Kelola Kearsipan daerah

 Meningkatnya Tata Kelola Kearsipan Daerah

 manajemen dan pengelolaan dokumen/Arsip Daerah Terpusat

111 instansi

132 instansi

153 instansi

174 instansi

195 instansi

 Mewujudkan Peningkatan Kualitas dan Kapasitas Perpustakaan

 Meningkatnya proses Pengembangan dan pembinaan budaya baca

 Jumlah pengunjung perpustakaan

80.230 Org

83.730 org

87.230 org

90.730 org

94.230 org

 Mewujudkan Pengembangan Teknologi Komunikasi dan Informasi serta Meningkatkan Penyebarluasan informasi Pembangunan Daerah

 Meningkatnya kemampuan pengelolaan dan pengolahan data serta penyebarluasan Informasi Pembangunan Daerah berbasis E-government

 Jumlah penggunaan IT dalam pengelolaan dan pengolahan data serta penyebarluasan informasi Pembangunan Daerah

276 titik koneksi

332 titik koneksi

338 titik koneksi

444 titik koneksi

500 titik koneksi

 Mewujudkan Birokrasi yang bersih, profesional dan proporsional guna memberikan Pelayanan Organisasi

 Terwujudnya Birokrasi yang bersih, Profesional dan proporsional guna memberikan Pelayanan Organisasi

 Persentase layanan organisasi dapat terpenuhi

100%

100%

100%

100%

100%

Tujuan dan Sasaran Jangka Menengah Pelayanan Kantor Arsip, Pengolahan data Elektronik, dan perpustakaan

 

  1. Strategi dan Kebijakan Kantor Arsip, Pengolahan Data Elektronik dan Perpustakaan

Rumusan strategi merupakan pernyataan-pernyataan yang menjelaskan bagaimana tujuan dan sasaran akan dicapai serta selanjutnya dijabarkan dalam serangkaian kebijakan. Rumusan strategi menunjukkan keinginan yang kuat bagaimana  Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik, dan Perpustakaan menciptakan nilai tambah (value added) bagi stakeholder layanan, terutama bagi layanan langsung pada masyarakat.

Untuk merumuskan strategi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan dan sasaran, maka dilakukan analisis lingkungan internal dan lingkungan eksternal dengan menggunakan analisis SWOT (Strengths/kekuatan, Weaknesses/kelemahan, Opportunities/peluang, dan Threats/tantangan). Analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi. Analisis ini didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan (Strengths) dan peluang (Opportunities), namun secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (Weaknesses) dan ancaman (Threats).Identifikasi faktor-faktor SWOT pada setiap bidang adalah sebagai berikut :

Sub Bagian Tata Usaha:

Kekuatan:

  1. Jumlah Pegawai
  2. Kepemimpinan yang kuat dari segi perencanaan,pengorganisasian,pengkoordinasian,pengawasan, dan evaluasi yang berjalan dengan baik dan matang
  3. Hubungan Kerja diantara staf sepenuhnya harmonis
  4. Administrasi Kepegawaian yang tertata dengan baik
  5. Sarana dan prasarana yang mendukung dan terinventaris dengan baik

Kelemahan:

  1. Pembagian tugas dan tanggungjawab masing-masing staf belum dibuat dalam bentuk surat penugasan
  2. Belum optimal dalam melaksanakan pengawasan terhadap Bendahara Pengeluaran Pembantu
  3. Hubungan Kerja antara Kasubag TU dengan Kasi-Kasi masih belum sepenuhnya harmonis/kondusif
  4. Belum seluruh pelaksanaan tugas memiliki SOP
  5. Gedung Kantor perpustakaan dinilai kurang memenuhi standar tata ruang kerja yang layak atau kurang nyaman
  6. Laporan terhadap perbaikan dan perawatan barang serta mutasi barang belum dibuat

Peluang :

  1. Peraturan  Pemerintah  Nomor 79 Tahun 2005 tentang  Pedoman Pembinaan dan Pengawasan Penyelenggaraan Pemerintah Daerah.
  2. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 23 Tahun 2007 tentang
    Pedoman Tata Cara Pengawasan atas Penyelenggaraan Pemerintah
    Daerah.
  3. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 28 Tahun 2007 tentang
    Norma Pengawasan dan Kode Etik Pejabat Pengawas Pemerintah.
  4. Peraturan Daerah Nomor 7 Tahun 2009 tentang Struktur Organisasi
    dan Tata Kerja Inspektorat Kabupaten Jombang.
  5. Program Kerja Pemeriksaan Tahunan ( PKPT) TA. 2013.
  6. Visi dan Misi Bupati dan Wakil Bupati teripilih masa tugas 2013-2018

Ancaman :

  1. Lokasi 3 (tiga) Gedung yang terpisah menyulitkan rentang kendali dan koordinasi serta rentan dalam mengendalikan isu-isu strategis dalam pelayanan organisasi dan masyarakat.

 

Seksi Pengolah Data Elektronik (PDE) :

Kekuatan :

  1. Jumlah Pegawai

Kelemahan :

  1. Struktur Pengembangan Teknologi Informastika, terdiri dari 4 (empat) unsur, yaitu:
  1. HRD, pelatihan dan pengkaderan tenaga-tenaga TI yang handal belum dilaksanakan secara optimal;
  2. Pengelola Jaringan:
  1. Belum dilaksanakan secara swakelola dengan baik, dan lebih mengandalkan pada jasa pihak ketiga;
  2. Belum mendayagunakan Tim Viewer pada Router (pembagian bandwitdh) dengan baik sehingga masih banyak komplain dan belum transparan dalam penggunaannya;
  3. NOC (Network Operator Controler) jaringan belum dipergunakan dalam quick respons dalam pelayanan organisasi;
  4. Petugasnya, jasanya juga dipergunakan oleh SKPD lain (LPSE, pada Bagian Pembangunan; SIAK, pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil, ULP, pada Bagian Perlengkapan)
  1. Web Designer/Programer base web (tidak ada);
  2. Pengolah data (tidak ada);
  1. Belum dilakukan penyegaran (tour of duty dan tour of area) sehingga belum mendapatkan petugas yang lebih handal untuk pemerintah Kabupaten Jombang.
  2. Kasi PDE dan Sdr. Dany (Staf bagian admin PDE) diminta Bagian Pembangunan sebagai petugas LPSE, terkadang diminta Dispendukcapil menangani jaringan SIAK (Sistem Informasi Administrasi Kependudukan).
  3. Sdr. Hendra (SK Kepala Kantor), juga bertugas di Telecenter “Ringincontong Jombang”.

Peluang :

  1. Pengawasan Internal dari Inspektorat
  2. Visi dan Misi Bupati dan Wakil Bupati teripilih masa tugas 2013-2018.

Ancaman :

  1. Urusan Informatika dalam implementasinya dilaksanakan oleh 8 (delapan) SKPD, yaitu Kantor Arsip, PDE dan Perpustakaan (website dan jaringan), Bagian Humas (News), Dinas Perhubungan dan Komunikasi (Antena), Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil (SIAK & E-KTP), Bagian Pembangunan (LPSE), Bagian Perlengkapan (ULP), DPPKAD (SIMDA), dan Bappeda (SIPPD), BKD (SIMPEG), dan Dinas Kesehatan (SIM Puskesmas);
  2. Isu-isu kebocoran Bandwidth (indikasi penggunaan antena acces point di rumah-rumah penduduk) selain memang dipergunakan oleh masyarakat lewat titik-titik hotspot yang dimiliki Pemda;

Seksi perpustakaan :

Kekuatan :

  1. Jumlah Pegawai

Kelemahan :

  1. Sopir Perpustakaan keliling yang kurang maksimal
  2. Memiliki aparatur yang sedang melaksanakan Tugas Belajar selama 2 (dua) tahun di ITS;
  3. Terdapat aparatur yang ditugaskan sebagai pengurus barang Kantor Arsip, PDE dan Perpustakaan dan aktif membantu DPPKAD (Bidang Asset Daerah) dan Bagian Perlengkapan;
  4. Seksi Perpustakaan belum mempunyai sistem dan mekanisme yang memfasilitasi PNS dari dinas lainnya untuk menjadi Fungsional Pustakawan, praktis di Kabupeten Jombang hanya terdapat 2 (dua) Pustakawan yang hanya berada di Kantor Arsip, PDE dan Perpustakaan.

Peluang :

  1. Pengawasan Internal dari Inspektorat:
  2. Visi dan Misi Bupati dan Wakil Bupati teripilih masa tugas 2013-2018.

Ancaman :

  1. Pelayanan Perpustakaan Keliling (Pusling) kekurangan armada sehingga tidak berjalan sebagaimana mestinya, hal ini dapat mengurangi kepercayaan masyarakat terhadap Pemerintah Kabupaten Jombang;
  2. Pembinaan Perpustakaan pada dinas-dinas lainnya (terutama sekolah-sekolah pada Dinas Pendidikan) tidak berjalan sebagaimana mestinya, hal ini dapat memperburuk citra pelayanan organisasi dalam bidang perpustakaan;
  3. Perpustakaan di Perguruan tinggi di Jombang berkembang dengan pesat, hal ini  dapat mendegradasi peran dan fungsi Perpustakaan Umum Daerah;

Seksi Pengelolaan Arsip :

Kekuatan :

  1. Jumlah Pegawai

Kelemahan :

  1. Tidak mempunyai Fungsional Kearsipan;
  2. Belum melakukan pembinaan kearsipan di lingkup SKPD;
  3. Belum mempunyai ruang arsip khusus (dokumen berharga);
  4. Arsip dari SKPD belum semuanya terpilah atau ditata dengan rapi;

Peluang :

  1. Pengawasan Internal dari Inspektorat.
  2. Visi dan Misi Bupati dan Wakil Bupati teripilih masa tugas 2013-2018.

Ancaman :

  1. Pembinaan Fungsional Kearsipan dari Pemerintah Provinsi Jawa Timur (Bapersip Jatim) dan Pemerintah (ANRI) tidak efektif;
  2. Tuntutan pembinaan kearsipan di lingkup SKPD;
  3. Kepercayaan SKPD kepada Pengelola Arsip Daerah berkurang karena tidak  memiliki ruang arsip khusus (dokumen berharga);
  4. Tuntutan  dari SKPD dan DPRD (Komisi A) terhadap kemampuan Pengelola Arsip dalam menyediakan permintaan kembali Arsip yang telah dikirim oleh SKPD khususnya Arsip Perizinan;

Setelah melakukan identifikasi terhadap kondisi Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan, maka dapat ditentukan strategi dan kebijakan yang akan dilakukan 5 tahun mendatang (2014-2018). Adapun strategi dan kebijakan yang akan dilakukan 5 tahun mendatang (2014-2018) dapat dilihat pada tabel berikut ini:

 

 

 

Tabel 4.2

Rumusan Strategis dan Kebijakan

 

 

 

 

BAB V

RENCANA PROGRAM DAN KEGIATAN, INDIKATOR KINERJA, KELOMPOK SASARAN, DAN PENDANAAN INDIKATIF

 

 

Pada bab ini akan dikemukakan rencana program dan kegiatan beserta indikator kinerja, kelompok sasaran dan pendanaan indikatif yang didasari atas analisis pada bab-bab sebelumnya seperti melihat hasil kinerja pada periode sebelumnya (2009-2013), kemudian permasalahan, serta isu strategis yang dimiliki oleh Kantor Arsip, Pengolah Data elektronik, dan Perpustakaan dan kemudian disesuaikan dengan RPJMD Kabupaten Jombang periode 2013-2018. Untuk ittu sebelum beranjak pada perumusan, terdapat beberapa hal yang perlu menjadi perhatian, yaitu:

  1. Program adalah instrument kebijakan yang berisi satu atau lebih kegiatan yang dilaksanakan oleh Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik, dan Perpustakaan Kabupaten Jombang sebagai wujud pengimplementasian strategi dan kebijakan, untuk mencapai tujuan dan sasaran.
  2. Kegiatan adalah bagian dari program, dan terdiri dari sekumpulan tindakan pengerahan sumberdaya, baik yang berupa personil (SDM), barang modal termasuk peralatan dan teknologi, dana, atau kombinasi dari beberapa atau kesemua jenis sumberdaya tersebut sebagai masukan (input) untuk menghasilkan keluaran (output) dalam bentuk barang/jasa.
  3. Indikator kinerja adalah uraian ringkas dngan menggunakan ukuran kuantitatif atau kualitatif yang mengindikasikan pencapaian suatu sasaran atau tujuan yang telah disepakati dan ditetapkan, dimana indikator kinerja ini sebagai dasar penilaian kinerja baik dalam tahap perencanaan, pelaksanaan maupun setelah juga sebagai petunjuk kemajuan dalam rangka mencapai tujuan dan sasaran. Perumusan tersebut dapat dilihat pada tabel 5.1 berikut ini:

 

 

Tabel 5.1

Rancangan Program Periode 2014-2018

 

 

 

 

 

Apa yang telah Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan susun dan rancang diperkuat oleh Lampiran A.VII.a Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 59 Tahun 2007 Tentang Pengelolaan Keuangan Daerah, dimana dalam lampiran tersebut terdapat program dan kegiatan yang telah memiliki Kode, sehingga dalam pelaksanannyapun memiliki kekuatan hukum. Namun, kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang telah memilih beberapa program dan kegiatan yang memungkinkan untuk dilaksanakan, karena mengingat waktu, dan kondisi tidak memungkin untuk melaksanakan seluruh program dan kegiatan yang tertuang dalam lampiran A.VII.a Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 59 Tahun 2007 Tentang Pengelolaan Keuangan Daerah sebagaimana yang telah dipaparkan diatas.

 

 

 

 

 

 

 

 

BAB VI

INDIKATOR KINERJA KANTOR ARSIP, PENGOLAH DATA ELEKTRONIK DAN PERPUSTAKAAN YANG MENGACU PADA TUJUAN DAN SASARAN RPJMD

 

Mengingat bahwa Rencana Strategis dari Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan perpustakaan tidak dapat terlepas dari RPJMD, maka dalam penyusunannya harus terdapat sinkronisasi antara tujuan dan sasaran dari RPJMD dengan Renstra terkait. Dari Visi KDH “Jombang Sejahtera Untuk Semua”yang memiliki misi :

  1. Meningkatkan Kualitas Kehidupan Sosial dan Beragama
  2. Mewujudkan Layanan Dasar yang terjangkau
  3. Meningkatkan Perekonomian Daerah yang Berdaya saing dan Merata
  4. Meningkatkan Kualitas Infrastruktur dan Lingkungan Hidup
  5. Mewujudkan tata kelola pemerintah yang Baik dan bersih

Dari visi dan misi tersebut terdapat beberapa tujuan dan sasaran untuk dapat mencapai visi dan misi tersebut. Diantara tujuan dan sasaran yang terdapat dalam RPJMD yang berkaitan dengan Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan diantaranya adalah:

Tujuan:

  1. Meningkatkan angka partisipasi semua anak usia sekolah
  2. Menciptakan tata kelola penyelenggaraan pemerintahan yang  professional

Sasaran:

  1. Meningkatnya minat baca masyarakat
  2. Tersusunnya sistem, proses dan prosedur kerja
  3. Pelayanan prima sesuai kebutuhan dan harapan masyarakat

Dimana Tujuan dan sasaran tersebut merupakan turunan dari misi 2 dan misi 5.Untuk jelasnya melihat sinkronisasi tersebut dapat dilihat pada tabel 6.1.

 

Tabel 6.1

Sinkronisasi Renstra Dengan RPJMD

RPJMD

Tujuan

Sasaran

No.

Indikator

Kondisi Kinerja pada awal periode RPJMD

Target Capaian Tiap Tahun

Kondisi Kinerja pada akhir periode RPJMD

 

 

 

 

 

 

Tahun 0

Tahun 1

Tahun 2

Tahun 3

Tahun 4

Tahun 5

Meningkatkan angka partisipasi semua anak usia sekolah

Meningkatnya minat baca masyarakat

 

Meningkatnya jumlah pengunjung perpustakaan daerah

78.730 orang

80.230 Orang

83.730 Orang

87.230 orang

90.730 orang

94.230 orang

94.230 orang

 

 

 

Meningkatnya Jumlah buku perpustakaan perpustakaan daerah

12.180 judul buku

13.180 judul buku

14.180 judul buku

15.180 judul buku

16.180 judul buku

17.180 judul buku

17.180 judul buku

 

 

 

Meningkatnya Jumlah Koleksi perpustakaan daerah

24.307 eksemplar

30.775 eksemplar

33.775 eksemplar

36.775 eksemplar

39.775 eksemplar

42.775 eksemplar

42.775 eksemplar

Menciptakan tata kelola penyelenggaraan pemerintahan yang  profesional

Tersusunnya sistem, proses dan prosedur kerja

 

Meningkatnya jumlah instansi yang telah menerapkan pengelolaan arsip secara baku

90 instansi

111 instansi

132 instansi

153 instansi

174 instansi

195 instnsi

195 instnsi

 

 

 

persentase sarpras kearsipan dalam kondisi baik

belum berjalan dengan baik

 

25%

50%

75%

100%

100%

 

Pelayanan prima sesuai kebutuhan dan harapan masyarakat

 

Meningkatnya jumlah instansi terkoneksi internet

220 instansi

276 instansi

332 instansi

388 instansi

444 instansi

500 instansi

500 instansi

 

 

 

Meningkatnya jumlah kajian koneksi internet

 

276

332

388

444

500

500

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

LAMPIRAN

KAPDEP